En el mundo de la construcción e inmobiliario, la gestión documental es una de las tareas más críticas y, a la vez, más propensas a errores y retrasos. Contratos, planos, certificados, permisos y facturas se acumulan en diferentes plataformas, correos electrónicos e, incluso, en archivadores físicos. Este caos documental genera costos ocultos que afectan directamente la rentabilidad de las empresas.
Imagina pagar 15 mil dólares al año solo por buscar planos perdidos en correos o revisar contratos mal archivados. Esto no es una exageración: el 72% de las inmobiliarias chilenas aún gestionan documentos de forma manual, según la CChC.
La buena noticia es que la automatización en la gestión documental simplifica estos procesos y también representa un ahorro significativo en tiempo, costos operativos y reducción de errores. ¿Cuánto exactamente? En este artículo te lo contamos con datos y cifras reales.
Un empleado promedio pasa hasta el 30% de su jornada laboral buscando documentos mal archivados o perdidos. Esto se traduce en una enorme pérdida de productividad que, si se multiplica por todo un equipo de trabajo, representa costos de hasta 18 mil dólares anuales por equipo.
Muchas veces, un permiso o contrato perdido puede significar la paralización de una obra, afectando los plazos de entrega y generando costos adicionales en penalizaciones.
El 88% de los proyectos de construcción sufren retrasos debido a la falta de acceso a información clave en el momento adecuado. Con herramientas como PlanOK Documentos, que centralizan archivos, las empresas reducen estos errores en un 67%.
El mantenimiento de archivos físicos y servidores locales tiene un costo elevado. Según la AIIM, el almacenamiento de documentos físicos puede costar entre 2000 y 10 mil dólares anuales por cada 4 archivadores llenos de documentos.
Si una empresa inmobiliaria maneja miles de expedientes de clientes y proyectos, los costos de almacenamiento pueden superar los 50 mil dólares anuales, sin contar el espacio ocupado y la logística de administración.
Un documento mal archivado, una versión desactualizada de un contrato o una pérdida de información clave pueden derivar en conflictos legales y retrasos. El 34% de los retrasos en proyectos se debe a versiones desactualizadas de planos.
Implementar un software de gestión documental permite reducir o eliminar muchos de estos costos ocultos. Veamos algunos ejemplos de ahorro concreto:
Si estás evaluando la automatización de tu gestión documental, asegúrate de que el software cuente con:
Una solución como PlanOK Documentos puede ayudarte a optimizar la gestión documental de tu inmobiliaria o constructora, reduciendo costos y mejorando la eficiencia operativa.
El ahorro con la automatización en gestión documental es real y cuantificable. Desde la reducción de costos operativos hasta la eliminación de errores y reprocesos, implementar un sistema digital de administración documental puede representar un ahorro de miles de dólares anuales para empresas del sector inmobiliario y de la construcción.
¿Tu empresa sigue perdiendo dinero con procesos manuales? Es momento de automatizar y optimizar la gestión documental.