El Control de Documentos Permite a las Inmobiliarias Ofrecer un Buen Servicio. En este Proceso la Tecnología de Gestión Documental es Clave.
La gestión documental hace posible el acceso ágil y eficaz a los documentos. Al mismo tiempo permiten su conservación el tiempo que sea necesario, resguardándolos de cualquier daño.
Ahora, para conseguirlo se deben aplicar unos principios que efectivamente logren este objetivo. Esas son las llamadas estrategias de gestión documental.
En el sector inmobiliario ellas son muy apreciadas porque simplifican muchas tareas y dan un orden a la enorme cantidad de documentos que se generan. De allí que actualmente sean tan demandados los sistemas que organizan los archivos.
Aplicar estrategias de gestión documental eficiente es indispensable para cualquier organización, pero especialmente en las inmobiliarias cuyos procesos involucran grandes volúmenes de archivos y documentos.
En la compra, venta, renta o administración de inmuebles se generan muchos soportes que validan los procesos. En una sola operación podrás tener planos, facturas, seguros, documentos de propiedad, identidad, etc.
Entre todos ellos no existen prescindibles, todo lo contrario, cada documento es valioso porque soporta alguna transacción. Por tal razón las inmobiliarias, las constructoras e incluso los clientes valoran tanto estos soportes.
Aunque cada actor tiene un interés diferente para proteger dichos archivos, si lo hacen sin organización, producirá caos y favorecerá el extravío de documentos.
Entonces, el trabajo de la gestión de documentos es justo ese: establecer procedimientos que aseguren el manejo seguro y eficiente de la información.
Las estrategias de gestión documental son todas las acciones que tomas o estableces para controlar el ciclo de vida de la información. Es decir, los procedimientos que protegen los documentos desde que se generan hasta que se archivan o eliminan.
Ellas pueden ser muy diversas y estar compuestas por diferentes tipos de sistemas. Por ejemplo, archivos manuales o tecnologías de gestión de documentos.
Ahora, independientemente del tipo que uses, siempre va a haber una serie de estrategias que mejorarán el proceso. Ellas son las que te comentamos a continuación.
En este proceso se identifican las necesidades en gestión documental. Posteriormente se formulan las políticas, planes y programas de los sistemas de información.
Para que sea efectivo, siempre se debe tener en cuenta el cumplimiento legal, funcional y técnico de crear documentos, formas y formularios. También para el análisis de procesos y su registro en el sistema de gestión.
Se basa en crear directrices que regulen cómo se producen los documentos. Se definen su formato, estructura, finalidad, área competente para realizar el trámite y otras estrategias relacionadas con la estandarización y calidad del archivo.
Para el desarrollo de todos estos procesos de producción se toman en cuenta todas las políticas y planes que se mencionaron anteriormente.
Las estrategias de gestión documental permiten que la información esté accesible cuando la tramitemos. Igualmente, en este proceso se garantiza que se pueda recuperar en caso de extravío, por ejemplo, cuando se pierden archivos físicos.
Lo que siempre se debe procurar es brindar una respuesta oportuna y positiva a las solicitudes de información de los usuarios.
Con esto se garantiza la correcta organización e identificación de los archivos para su correcta ubicación y consulta. Esta estrategia involucra todo lo relacionado con la clasificación, ubicación, orden y descripción del documento durante su proceso de producción.
Realizar correctamente estas tareas simplifica otras actividades como la transferencia de los archivos.
Es necesario crear procedimientos que estandaricen y aseguren las actividades de transferencia. Básicamente, lo primordial es mantener segura la información, evitando pérdidas de archivos o filtraciones de información a donde no se debe.
Ello se consigue creando estructuras de verificación y validación que protejan los accesos y transferencias de datos.
Independientemente de las acciones aplicadas a los archivos durante su gestión, siempre se deben establecer estándares para garantizar su preservación en el tiempo.
Algunas acciones que ayudan a ello son:
En todas estas tareas, las herramientas tecnológicas son una valiosa y gran ayuda.
Establecer actualmente sistemas de gestión documental en tu inmobiliaria es muy fácil. Basta con instalar un software que haga el trabajo por ti. Aunque podrías llevarlo manual, la tecnología simplifica todo y reduce el porcentaje de errores.
Estos programas especiales sirven para almacenar y compartir información. También para llevar una trazabilidad o simplemente para tener un soporte seguro de fácil acceso en la nube.
Gestión Documental es el mejor ejemplo de este tipo de programas. Se trata de una plataforma amigable donde puedes ordenar la información.
Ella establece sistemas de control simple que permite compartir información y regirse por criterios y atributos que define el administrador. Además, mantiene controles de todas las versiones del documento.
Una de las ventajas más destacadas de este sistema es que te permite el acceso a tus archivos en todo lugar y momento, siempre que tengas conexión a internet.
Las estrategias de gestión de documentos te ayudarán a llevar un control más exhaustivo de la información de tu inmobiliaria. Eso es un gran beneficio puesto que en este tipo de negocios se generan grandes cantidades de soportes.
Entonces, mantener archivos organizados es indispensable para optimizar procesos. Y, aunque los archivos y controles físicos son importantes, se ha demostrado que tienen sus desventajas y pueden fallar.
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