Plan OK lleva más de dos décadas desarrollando soluciones tecnológicas para la gestión inmobiliaria. Su trabajo, sin embargo, va más allá de ser un diseñador de softwares, sino que la empresa está comprometida en acompañar a sus clientes y ayudarlos a resolver sus necesidades, a través de una relación colaborativa y basada en la confianza.
Por Jorge Velasco Cruz
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Soluciones tecnológicas innovadoras y simples para la industria inmobiliaria. Eso es lo que entrega PlanOK desde hace 22 años. Más allá de poner a disposición distintos softwares con diferentes prestaciones para las empresas de este rubro, su propuesta de valor radica en ser socios estratégicos de sus clientes, buscando respuestas adecuadas y de largo plazo a sus problemáticas.
Principalmente, PlanOK desarrolla softwares y herramientas que ayudan y acompañan a sus clientes durante la gestión y control de todas las etapas de un proyecto inmobiliario, incluyendo la gestión documental, compras y licitaciones, venta y postventa de propiedades. Estos tienen distintas configuraciones disponibles, a las cuales se accede a través del pago de una mensualidad.
“Más que hacer cosas a la medida, buscamos incorporar a estas plataformas las mejores prácticas de la industria. Además, trabajamos en conjunto con otras herramientas (pago, firma digital, preaprobaciones, riesgo crediticio, contabilidad, etc.) para integrarnos con ellas y entregarles soluciones completas a nuestros clientes”, afirma Carolina Garafulich, gerenta general de PlanOK.
La empresa nació el año 2000 a partir de la idea del arquitecto Carlos Vial de compartir planos en línea entre profesionales del rubro, en una época en que todavía no existía un concepto de “nube” y en la cual realizar transacciones bancarias por internet aún era cosa del futuro. Con el tiempo, la plataforma enfrentó algunas dificultades financieras. Ignacio Troncoso, uno de los seis socios originales, se hizo cargo de la empresa y la enfocó en el sector inmobiliario, que comenzó a usar el sistema para la gestión documental de los arquitectos y de las especialidades de los proyectos.
“Lo que hizo posteriormente esta plataforma, ya no era solo compartir los planos y poder visualizarlos, sino que además iba guardando las versiones, lo que aseguraba poder trabajar con la última disponible y ver su trazabilidad. Eso permitía también regular las responsabilidades dentro del proceso y ser un elemento diferenciador en la coordinación de proyectos”, cuenta Carolina Garafulich. Hasta hoy, el Gestor Documental se mantiene vigente y en la actualidad permite incluso compartir modelos BIM y toda la documentación que se va generando a lo largo del proceso de construcción de un proyecto inmobiliario.
Tecnología de Punta
El contacto con las inmobiliarias le hizo ver a PlanOK distintas necesidades del mercado que también podían solucionarse a través de soluciones tecnológicas. Diseñó, entonces, el Sistema de Postventa Inmobiliaria, que ayuda a registrar, analizar y gestionar la atención de los problemas de los usuarios después de recibir su propiedad. Posteriormente, le siguió un Sistema de Gestión Comercial, que es un CRM (gestor de relaciones con los clientes) que permite realizar el seguimiento y control de clientes, tareas, administración, pagos, promesas de compra y escrituras.
También está disponible la app móvil iClavis, que relaciona y comunica a los propietarios con las inmobiliarias desde la promesa de compra hasta la postventa, y Pop Estate, una plataforma de gestión de renta inmobiliaria, especialmente diseñada para el negocio multifamily, que le permite a una persona, empresa, inversionista o inmobiliaria llevar a cabo la administración de sus propiedades.
Finalmente, B-OK (inteligencia de negocios) es un área destinada a elaborar informes que puedan generar valor a los clientes, a partir de los datos que PlanOK obtiene de la industria. De esta forma se puede, por ejemplo, saber cuáles son las fallas más recurrentes en un proyecto o los tiempos promedio de atención, lo que les permite tener puntos de comparación sobre cómo están haciendo su labor. También es posible acceder rápidamente a información del retail al detalle como la cantidad de reservas efectuadas en un período específico.
Esta capacidad de innovación es reconocida por el mercado. De esta manera, iClavis fue nominada entre los 40 finalistas de los 182 postulantes al premio PropTech Latam (que distingue a iniciativas innovadoras en bienes raíces a nivel internacional), en la categoría “Mejor solución tecnológica”, y también está presente con Pop Estate y sus plataformas de Documentos, Gestión Comercial y de Postventa en el Mapa Contech de Construye 2025 y la CChC, como parte de las 50 mejores empresas o startups tecnológicas para la construcción.
Relación Cercana
En Chile PlanOK suma 73 colaboradores, con una oficina instalada en Santiago. La compañía tiene también presencia en Perú y Colombia, la que nació gatillada por inmobiliarias chilenas que realizaron proyectos en esos países, para los cuales utilizaron los sistemas de PlanOK. Durante la última década, su participación se consolidó en ambos mercados, por lo cual abrió oficinas y estructuró una gobernanza propia en cada uno de ellos (Perú, 2014; Colombia, 2018). Hoy cuenta con equipos de seis personas en Perú y cuatro en Colombia.
A su vez, trabajó en un Manifiesto de Cultura y Competencia, en el cual participó toda la compañía. “Nos dimos cuenta de que había algo distintivo en la forma en que nos relacionábamos entre nosotros y los clientes, que es un muy cercana”, resume Garafulich.
Entre los pilares de la cultura organizacional que se han ido desarrollando a lo largo de más de dos décadas, y que quedaron graficados en el Manifiesto, destacan el poner al cliente en el centro, ser confiables de cara a los usuarios y entre los mismos colaboradores, estar preocupados de resolver los problemas de los clientes, ser colaborativos y constructivos, y cuidar el buen ambiente de trabajo. “Siempre buscamos aportar más allá del deber ser”, afirma la ejecutiva. Esta visión llevó a la compañía a ganar el Premio Empresa Sostenible de la CChC el año 2020.
Otro de los aspectos claves de PlanOK es el vínculo permanente con sus clientes. Esta estrecha relación se manifiesta en la invitación que les hacen a involucrarse en los procesos de mejora o desarrollo de nuevas soluciones tecnológicas, su capacitación cuando se renuevan herramientas y también cuando PlanOK los invita a seminarios y eventos que hablan sobre temas que pueden aportarles a sus negocios.
“Muchas veces hay sistemas muy buenos, pero sin nadie atrás que responda por ellos. En cambio, en nuestro modelo de servicio, además de haber una mesa de ayuda, siempre tenemos disponible un ejecutivo o ejecutiva encargado de atender a cada cliente de manera de ofrecerle mejoras y nuevas soluciones o bien de preocuparse de su capacitación”, comenta Carolina Garafulich.